• понеделник , 22 януари 2018

Изграждане на хранкооп: администриране

Приятели на Органично и Хранкооп,

Ако сте решили да инициирате изграждането на нов хранителен кооператив, със следващите няколко публикации в Рубриката “Хранкооп” ще ви дадем идеи как да постигнете най-ефективно това.

Още със създаването на хранителния кооператив е необходимо да определите кои ще са основните правила и процедури и как ще функционира той. Някои от въпросите, на които ще трябва да си отговорите са: как ще съхранявате информация за направените поръчки, как ще управлявате приходите и разходите на хранкоопа, как ще приемате и обработвате поръчките, къде ще се доставят и съхраняват продуктите и как ще гарантирате тяхното качество. Най-успешните хранкоопи имат прости процедури, които са лесни за разбиране и изпълнение.

Администрация и съхранение на информация

Хранителните кооперативи се нуждаят от добра система за съхранение на информация за поръчките, продажбите и контактите на производителите и членове. Съществуват четири системи, които можете да използвате: запис на хартия, таблици в Excel, бази данни в Access или уеб-базирана система.

ID-100284998

Запис на хартиен носител

Можете да използвате готови счетоводни книги или сами да си направите таблици, които да разпечатате. Вероятно ще се нуждаете от няколко различни книги, в които да записвате различна информация.

Ползите от записването на хартия са, че е изключително лесно и не се нуждаете от компютър или технически познания. Но при тази система трябва винаги да сте сигурни, че доброволците имат достъп до книгите и не забравят да ги носят при всяка доставка на продукти. Също така е по-трудно да си направите резервно копие на данните и има риск да изгубите много ценна информация, ако книгите бъдат повредени или забравени някъде. Друг недостатък на попълването на ръка е, че може да отнеме много време и има по-висок риск от грешки при сметките.

Таблици в Excel*

За съхранение на информацията можете да използвате Excel или друга подобна програма. Може да имате отделни файлове за финансовата информация и за контактите на производители и членове, да правите автоматично различни сметки и да изчислявате общите разходи на хранкоопа.

Ползите на тази система са, че данните се съхраняват в стандартен формат и могат да бъдат изпращани по мейл на други доброволци. Възможно е също така директно да копирате информация от други таблици – например офертаи на производители. Основният недостатък е, че се нуждаете от компютър и съответния софтуер. Също така доброволците, отговарящи за обновяването на информацията трябва да умеят да работят добре с Excel, макар това да е сравнително лесно.

Бази данни в Access

Базите данни в Access са малко по-сложни за създаване, но попълването на информация в тях е много лесно. Вероятно ще се нуждаете от доброволец с добри технически умения, който да отговаря за поддръжката на базата данни, но освен него трябва да има и други, които да могат да боравят с нея.

Основната полза на базата данни е, че след създаването й и въвеждането на информацията за всички продукти и клиенти, работата с нея е много бърза и лесна, а грешките са сведени до минимум. Базата данни може да се използва и за изготвяне на статистики и доклади, ако искате да проверите дали продажбите ви са се увеличили, например. Тази система е подходяща ако имате редовни клиенти, които всеки път поръчват сходни продукти, например ако хранкоопа е организиран на принципа на пакетните схеми.

Основният недостатък е, че с Access по-трудно се обработва финансова информация и в базата данни можете да попълвате само крайната цена на всички продукти, поръчани от един член. Това означава, че ако искате да съхраняват по-подробна финансова информация, ще трябва да ползвате и Excel. Освен това базите данни са доста сложни за създаване, ако не сте свикнали да работите с Access.

Уеб-базирана система

Уеб-базираната система позволява на членовете на хранкоопа да правят поръчки и да плащат онлайн. Повечето уеб-базирани системи позволяват управление на всички финанси, поръчки, данни на членовете, а някои предлагат и други услуги, като изготвяне на фактури. Тази система е подходяща ако хранкоопа има голям брой членове и различни места за доставка на продуктите.

Основната ползва е, че цялата информация се намира в една система, вместо в множество отделни файлове. Ако дизайнът е направен добре, системата обикновено е много лесна за употреба.

Основният недостатък е, че всеки, който желае да ползва системата се нуждае от връзка с интернет. Също така ако плащането е онлайн е възможно да има допълнителни разходи по транзакциите. Но може и да имате уеб-базирана система, а плащането да си остане в брой. Друг недостатък е, че разработването на подобна система може да струва доста пари и ще трябва да си предвидите допълнителни разходи за създаването и поддръжката й.

*Забележка: В България повечето Хранкоопи използват за администриране на дейността си таблици в Google Drive. Те имат същите преимущества както и таблиците на Excel, но позволяват на няколко души да работят върху тях едновременно. Необходимо е само създателят на таблицата да изпрати покана на хората, които трябва да имат достъп до файла и те да влязат в него чрез профила си. Главният редактор определя правата на останалите членове на хранкоопа, които ползват таблиците и освен достъп може да им даде и възможност също да въвеждат информация. Няколко човека могат да работят върху таблицата едновременно, като се съхранява информация за промените, които е правил всеки отделен потребител. Основните ползи са, че работата по администрирането се разпределя равномерно между няколко човека и всеки по всяко време има достъп до актуална информация за поръчки, потребители, производители. 

Статията е подготвена с любезното съдействие на FoodCoops.org - източник на информацията. Снимка: hywards at freedigitalphotos.net.

EEA_Grants_JPG_4642_1 (2)

Рубриката е част от проекта „Фермерските пазари в София и Пловдив – събития за устойчиво развитие“, който се финансира от Програмата за подкрепа на НПО в България по Финансовия механизъм на Европейското икономическо пространство 2009-2014, www.ngogrants.bg

Сподели :

Прочети още